Kodeks Postępowania dla Dostawców
FHP Vileda Sp. z o.o. jest częścią Grupy Freudenberg działającej na skalę globalną. Przestrzeganie prawa, uczciwość i zrównoważony rozwój są głęboko zakorzenione w kulturze korporacyjnej Grupy Freudenberg. Zasady przewodnie Grupy Freudenberg oraz nasz Kodeks Postępowania wzmacniają nasze stałe zobowiązanie do przestrzegania prawa, promowania uczciwości, poszanowania różnic kulturowych, przyjmowania odpowiedzialności społecznej oraz ochrony środowiska i dobrostanu ludzi współpracujących z nami i dla nas w całym łańcuchu dostaw.
Jako sygnatariusz Global Compact ONZ, Freudenberg zobowiązuje się do przestrzegania dziesięciu zasad dotyczących praw człowieka, pracy, środowiska i przeciwdziałania korupcji. Zasady te tworzą ramy dla atmosfery zaufania i pewności, która sprzyja pracy zespołowej, innowacyjności, orientacji na klienta i długoterminowemu sukcesowi naszej firmy.
Wprowadzenie przepisów i wytycznych dotyczących łańcucha dostaw w Europie i Ameryce Północnej ustanowiło również minimalne standardy regulacyjne w tym zakresie.
Freudenberg Home and Cleaning Solutions GmbH oraz wszystkie spółki powiązane z grupą Freudenberg Home and Cleaning Solutions na całym świecie (dalej łącznie jako „FHCS”) oczekują od wszystkich swoich Dostawców działania z taką samą uczciwością, sprawiedliwością, odpowiedzialnością, rzetelnością i zaangażowaniem w zrównoważony rozwój.
Zasady określone w niniejszym Kodeksie Postępowania dla Dostawców FHCS („Kodeks Postępowania”) stanowią istotny element procesu wyboru i oceny dostawców FHCS. Kodeks Postępowania obowiązuje na całym świecie i dotyczy zarówno dostawców produkcyjnych, jak i usługodawców wszelkiego rodzaju, w tym konsultantów, pośredników i innych partnerów biznesowych („Dostawcy”). Jest on obowiązkowym elementem wszystkich umów zakupowych FHCS. FHCS oczekuje, że jego Dostawcy będą przestrzegać wszystkich zasad i wymagań opisanych poniżej oraz odpowiednio przekażą je swoim podwykonawcom i poddostawcom.
I. Przestrzeganie Prawa i Przepisów
Dostawcy FHCS muszą przestrzegać wszystkich obowiązujących przepisów prawa, regulacji i przepisów w krajach, w których prowadzą działalność, oraz podejmować odpowiednie działania w celu zapewnienia zgodności z międzynarodowymi standardami środowiskowymi, społecznymi i ładu korporacyjnego (standardy ESG), dążąc do ciągłego rozwoju swojej wydajności w zakresie zrównoważonego rozwoju.
Korupcja, Łapownictwo, Defraudacja i Oszustwa
FHCS odrzuca wszelkie formy korupcji, łapownictwa, defraudacji, kradzieży lub wymuszeń i oczekuje tego samego od swoich Dostawców. Dostawcy muszą przestrzegać obowiązujących przepisów antykorupcyjnych, w tym tych dotyczących łapownictwa za granicą. W szczególności dotyczy to brytyjskiej ustawy o łapownictwie z 2010 r. (UK Bribery Act) oraz amerykańskiej ustawy o zagranicznych praktykach korupcyjnych (U.S. Foreign Corrupt Practices Act). Co najważniejsze, Dostawcy nie mogą oferować, dawać ani przyjmować żadnych łapówek, prowizji ani innych nielegalnych płatności, zachęt, prezentów, rozrywek, przysług ani innych korzyści w celu uzyskania możliwości biznesowych lub w związku z działalnością FHCS.
Konflikty Interesów
Dostawcy FHCS podejmują decyzje biznesowe wyłącznie na podstawie obiektywnych kryteriów i nie kierują się interesami osobistymi ani relacjami. Każdy rzeczywisty lub potencjalny konflikt interesów związany z pracą dla FHCS musi zostać niezwłocznie ujawniony.
Uczciwa i Wolna Konkurencja
Dostawcy FHCS szanują zasady uczciwej i wolnej konkurencji oraz przestrzegają przepisów prawa ją chroniących i wspierających, w szczególności przepisów antymonopolowych. Nie zawierają niekonkurencyjnych porozumień z konkurentami, dostawcami ani klientami, nie wymieniają się informacjami istotnymi z punktu widzenia konkurencji i nie nadużywają ewentualnej pozycji dominującej na rynku.
Przeciwdziałanie Praniu Pieniędzy i Finansowaniu Terroryzmu / Dokumentacja Finansowa
Dostawcy FHCS muszą zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami dotyczącymi przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Prowadzą dokumentację finansową i sporządzają raporty zgodnie z obowiązującym prawem.
Kontrola Eksportu i Cła
Dostawcy FHCS dbają o przestrzeganie wszystkich przepisów dotyczących importu i eksportu towarów, usług i informacji. Spełniają obowiązki wynikające z przepisów celnych i prawa handlu zagranicznego we wszystkich krajach, w których prowadzą działalność. Przestrzegają również list sankcyjnych.
Ochrona Danych Osobowych
Dostawcy FHCS przestrzegają obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych osobowych pracowników, klientów, partnerów biznesowych i innych osób, których dane dotyczą.
Bezpieczeństwo i Ochrona Informacji, Tajemnic Handlowych i Własności Intelektualnej
Dostawcy FHCS chronią wiedzę techniczną, patenty, inne prawa własności intelektualnej oraz informacje poufne FHCS i stron trzecich, w szczególności tajemnice handlowe i biznesowe, i przechowują je w bezpieczny sposób. W razie potrzeby wdrażają niezawodny system zarządzania bezpieczeństwem informacji zgodny z normą ISO27001 i zapewniają ochronę informacji we wszystkich procesach biznesowych. Ich celem jest unikanie naruszeń ochrony danych i ataków na systemy informatyczne. Zobowiązani są do traktowania wszystkich niepublicznych informacji technicznych i handlowych, które poznają w trakcie współpracy z FHCS, jako poufnych. Nie publikują takich informacji bez upoważnienia, nie przekazują ich osobom trzecim ani nie udostępniają w innej formie.
II. Prawa człowieka / Uczciwe i bezpieczne warunki pracy
Poszanowanie międzynarodowo uznanych praw człowieka, w szczególności Wytycznych dotyczących praw dziecka i prowadzenia działalności gospodarczej, Wytycznych ONZ dotyczących biznesu i praw człowieka oraz standardów pracy Międzynarodowej Organizacji Pracy (ILO), stanowi podstawę wszystkich relacji biznesowych FHCS. Dostawcy FHCS zobowiązują się do poszanowania praw swoich pracowników i traktowania ich zgodnie z wyżej wymienionymi wytycznymi.
Zakaz pracy dzieci
Praca dzieci jest zabroniona. Przestrzegany jest minimalny wiek dopuszczenia do zatrudnienia zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W przypadku braku odpowiednich regulacji prawnych stosuje się Konwencję nr 138 Międzynarodowej Organizacji Pracy (ILO). Zgodnie z tą konwencją bezpośrednie lub pośrednie zatrudnianie dzieci poniżej 15. roku życia jest co do zasady niedozwolone. Pracownicy poniżej 18. roku życia mogą wykonywać pracę wyłącznie zgodnie z przepisami prawa obowiązującymi w kraju zatrudnienia (w szczególności w odniesieniu do czasu pracy i warunków zatrudnienia) oraz muszą mieć zapewnioną możliwość edukacji i szkolenia. Ich zdrowie i bezpieczeństwo nie mogą być w żadnym wypadku zagrożone.
Zakaz niewolnictwa i pracy przymusowej
FHCS nie toleruje niewolnictwa, pracy przymusowej – w żadnej formie – ani handlu ludźmi w swoim łańcuchu dostaw. FHCS nie akceptuje również pracy przymusowej wynikającej z zadłużenia, zobowiązań kontraktowych ani pracy więźniów wykonywanej wbrew ich woli. Praca musi być zawsze wykonywana dobrowolnie. FHCS oczekuje od swoich Dostawców, że nie będą zatrzymywać żadnych dokumentów osobistych swoich pracowników – takich jak paszporty, wynagrodzenia, certyfikaty szkoleniowe, umowy o pracę czy inne dokumenty – bez uzasadnionej przyczyny.
Wolność zrzeszania się
Zgodnie z lokalnym prawem, Dostawcy muszą respektować prawo swoich pracowników do swobodnego wyboru – bez dyskryminacji, gróźb, zastraszania czy innych działań odwetowych – przystąpienia lub nieprzystąpienia do związku zawodowego/przedstawicielstwa pracowników lub do jego utworzenia. Dostawcy muszą uznawać i szanować swobodną działalność związków zawodowych zgodnie z prawem obowiązującym w miejscu zatrudnienia, w szczególności prawo do strajku i prawo do rokowań zbiorowych.
Równe szanse i zakaz dyskryminacji
FHCS oczekuje od swoich Dostawców, że nie będą tolerować dyskryminacji ani nierównego traktowania w swojej działalności, w szczególności ze względu na pochodzenie narodowe lub etniczne, pochodzenie społeczne, rasę, religię lub przekonania, poglądy polityczne, orientację seksualną, działalność związkową, wiek, stan zdrowia, płeć lub jakąkolwiek formę niepełnosprawności.
III. Odpowiedzialność ekologiczna i ochrona środowiska
FHCS bierze odpowiedzialność za prowadzenie działalności w sposób jak najbardziej przyjazny dla środowiska i oczekuje tego samego od swoich Dostawców. Dostawcy FHCS zapewniają zgodność z obowiązującymi krajowymi i międzynarodowymi przepisami prawa, regulacjami i normami środowiskowymi oraz stosują zasadę zrównoważonego rozwoju w celu oszczędzania zasobów i minimalizowania wpływu na środowisko w swoich procesach produkcyjnych, produktach i/lub usługach. W szczególności zapewniają zgodność z przepisami dotyczącymi utylizacji odpadów oraz przechowywania i obchodzenia się z substancjami niebezpiecznymi. Ponadto muszą być przestrzegane wymagania amerykańskiej ustawy Dodd-Frank dotyczące minerałów konfliktowych.
Dostawcy FHCS powinni być w stanie ocenić i udokumentować swoje działania środowiskowe w celu opracowania i wdrożenia środków ciągłego doskonalenia (np. poprzez system zarządzania środowiskowego zgodny z ISO 14001). Środki te obejmują: redukcję emisji gazów cieplarnianych i innych emisji, zwiększenie efektywności energetycznej, wykorzystanie energii odnawialnej, zwiększenie udziału surowców zrównoważonych i materiałów z recyklingu, ograniczenie zużycia wody oraz zmniejszenie ilości odpadów. Na żądanie FHCS, dostawcy powinni udostępnić te dane do oceny cyklu życia produktów.
IV. Zgodność i bezpieczeństwo produktów
Dla FHCS zgodność z przepisami prawa i regulacjami urzędowymi, a także z wewnętrznymi standardami dotyczącymi produktów, to nie tylko obowiązek prawny, ale również cel sam w sobie. Oznacza to, że Dostawcy FHCS muszą projektować, produkować i dostarczać produkty zgodne z aktualnym stanem wiedzy i techniki w zakresie integralności, zgodności i bezpieczeństwa produktów. Dostawcy FHCS muszą przestrzegać przepisów dotyczących bezpieczeństwa produktów, regulacji technicznych i prawnych obowiązujących zarówno w kraju produkcji, jak i w miejscu realizacji, w szczególności przepisów dotyczących bezpieczeństwa, etykietowania, pakowania produktów oraz stosowania substancji i minerałów niebezpiecznych.
V. Obowiązki należytej staranności w zakresie łańcucha dostaw i minerałów z obszarów konfliktowych i wysokiego ryzyka
FHCS oczekuje od swoich Dostawców – tak samo jak od siebie – wdrożenia odpowiednich i skutecznych procesów należytej staranności i zarządzania ryzykiem w celu identyfikacji i minimalizacji ryzyka naruszeń praw człowieka i obowiązków środowiskowych w ich łańcuchach dostaw oraz zapobiegania, powstrzymywania lub ograniczania skali takich naruszeń. Obejmuje to wdrożenie odpowiednich mechanizmów składania skarg i raportowania zgodnie z obowiązującymi przepisami i wytycznymi.
W ramach ogólnych obowiązków należytej staranności w łańcuchu dostaw, FHCS oczekuje od swoich Dostawców znajomości obowiązujących przepisów dotyczących minerałów pochodzących z obszarów objętych konfliktami i wysokiego ryzyka, zapewnienia zgodności z tymi przepisami zgodnie z „Wytycznymi OECD dotyczącymi należytej staranności w odpowiedzialnych łańcuchach dostaw minerałów z obszarów objętych konfliktami i wysokiego ryzyka” oraz unikania minerałów pochodzących z hut objętych konfliktami w relacjach biznesowych z FHCS. Dostawcy FHCS powinni również szczególnie dbać o to, aby nie finansować – bezpośrednio ani pośrednio – grup zbrojnych. Na żądanie, Dostawcy powinni przekazać FHCS informacje o hutach lub rafineriach wykorzystywanych przez nich lub ich podwykonawców do przetwarzania minerałów takich jak cyna, tantal, wolfram, złoto (3TG) oraz kobalt.
VI. Przestrzeganie Kodeksu Postępowania przez Dostawcę
Obowiązki Dostawców
Dostawcy FHCS potwierdzają, że posiadają lub wdrożą odpowiednie i skuteczne procesy oraz struktury organizacyjne zapewniające zgodność z niniejszym Kodeksem Postępowania. Powinni oni zapewnić, że ich pracownicy są świadomi zasad postępowania w nim zawartych i ich przestrzegają, a także wspierać ich w działaniu zgodnym z prawem i uczciwością. Spełnienie wymagań Kodeksu Postępowania stanowi kluczowy element przy wyborze podwykonawców, w szczególności w odniesieniu do oczekiwań FHCS w zakresie praw człowieka i ochrony środowiska.
Mechanizmy kontrolne
Dostawcy wspierają FHCS w realizacji ustawowych i innych procesów należytej staranności poprzez aktywny udział w odpowiednich inicjatywach, np. wypełnianie kwestionariuszy samooceny. FHCS zastrzega sobie prawo do weryfikacji zgodności z przepisami prawa i wymaganiami określonymi w niniejszym Kodeksie Postępowania – po wcześniejszym powiadomieniu – w siedzibie Dostawcy lub przez zewnętrznych ekspertów, z udziałem przedstawicieli Dostawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Szkolenia i edukacja
Dostawcy powinni opracować i przeprowadzać odpowiednie działania szkoleniowe, aby zapewnić swoim menedżerom i pracownikom odpowiedni poziom wiedzy i zrozumienia zasad niniejszego Kodeksu Postępowania, obowiązujących przepisów prawa oraz ogólnie przyjętych standardów.
Środki w przypadku naruszeń
FHCS uznaje przestrzeganie zasad zawartych w niniejszym Kodeksie Postępowania za kluczowe dla relacji kontraktowej. W przypadku naruszenia tych zasad przez Dostawcę, FHCS ma prawo – bez uszczerbku dla innych środków prawnych – do rozwiązania umowy z Dostawcą w trybie natychmiastowym. FHCS może jednak zrezygnować z rozwiązania umowy i zobowiązać Dostawcę do natychmiastowego opracowania i wdrożenia planu naprawczego, który zakończy lub ograniczy naruszenie oraz zapobiegnie przyszłym naruszeniom. Na czas wdrażania planu FHCS może tymczasowo zawiesić współpracę.
Jeśli Dostawcy dowiedzą się o naruszeniach zasad niniejszego Kodeksu Postępowania przez swoich poddostawców, powinni podjąć działania w celu dostosowania ich postępowania do wymagań Kodeksu.
Mechanizm składania skarg
FHCS zachęca każdą osobę, która zauważy naruszenia postanowień niniejszego Kodeksu Postępowania, do zgłoszenia ich do Biura Etyki Korporacyjnej Freudenberg (kontakt e-mail: CorporateEthicsOffice@freudenberg.com). Więcej informacji można znaleźć na stronie: www.freudenberg.com.
Sygnaliści mogą również zgłaszać zagrożenia dla praw człowieka i środowiska oraz naruszenia wynikające z działalności gospodarczej FHCS – zarówno w jego własnych lokalizacjach, jak i przez bezpośrednich lub pośrednich dostawców – zgodnie z niemiecką ustawą o Należytej staranności w łańcuchu dostaw.
VII. OŚWIADCZENIE DOSTAWCY
My, jako dostawca firmy FHP Vileda Sp. z o.o. potwierdzamy poprzez podpisanie niniejszego dokumentu, że akceptujemy i zobowiązujemy się do wypełniania obowiązków określonych w powyższym Kodeksie Postępowania dla Dostawców.
Nazwa firmy (drukowanymi literami):
Data, miejsce:
Podpis:
Imię i nazwisko, funkcja (drukowanymi literami):